En la sociedad de hoy en día, tener la agenda llena es una señal de tener una vida plena. Pero ¿cómo aprovechamos el tiempo? Lo cierto es que los “pings, ginds y ring” de los móviles y dispositivos nos incitan para responder en el momento a tareas que son consideradas menores, desplazando trabajos más prioritarios o importantes.
La gestión del tiempo no se trata de hacer malabarismos y organizarte para hacer el mayor número de tareas posibles, sino de tomar decisiones inteligentes y con un propósito. Es importante aprovechar los momentos del día en los que más energía tienes para ser lo más productivo posible. Para ello, observar tu reloj biológico puede ayudar a entender mejor como funciona tu cuerpo y a “surfear tus ondas de energía”. Enfócate en esos momentos en las tareas más importantes y que requieren una mayor concentración y análisis, y deja para los momentos de bajón tareas más rutinarias y de control, ya en caso contrario solo perderás tiempo y potencialmente cometerás errores. Tomate un descanso refréscate y aborda esas tareas de rutina.También conseguir derrotar a las distracciones, como puede ser la de dispositivos digitales, o superar la presión del tiempo, desarrollando hábitos saludables de trabajo.
A la hora de establecer una estrategia para gestionar mejor tu tiempo, puede ayudarte el establecerte objetivos principales y priorizándolos. Ponte horarios de trabajo pensando en los bajones y subidones de energía a lo largo del día. Muchas personas experimentan un bajón de energía a principios de la tarde, pero acaba tornándose en una subida de energía al anochecer. Este rebote de la tarde-noche puede ser un buen momento para hacer trabajos importantes pero que no requieren alto grado de precisión.
Otro aspecto fundamental es saber cuales son tus mayores distracciones a la hora de trabajar: dispositivos digitales, ruidos en el lugar de trabajo, conversaciones o interrupciones de compañeros… Establecerse tiempo para realizar esas tareas es crucial para ser lo más productivo posible (un horario para coger el móvil, para descansos y tener conversaciones o resolver dudas, etc.)
También es importante entender que no hay que estar muchas horas trabajando. Está demostrado que la mayoría de las personas alcanzan de máximo entre 35 y 40 horas de producción a la semana. Además, entender en que horas tu equipo de trabajo funciona mejor es vital para ser más eficiente. Las personas búho, por ejemplo, tienen sus horas punta de energía a la noche, costándoles más empezar el día. Si administras un equipo “búho” no es inteligente cargar la mañana con reuniones, ni establecer plazos y horarios poco flexibles para las tareas. Se es más productivo cuando se toman decisiones estratégicas sobre como y cuando trabajar y descubrimos maneras de hacer las tareas de forma más eficiente.
Los equipos en los que el líder trabaja muchas horas fuera del horario laboral y los fines de semana y envía correos a altas horas, todo el equipo promedia 25 minutos menos de sueño por noche. Es por ello que es importante no enviar correos o notificaciones los fines de semana. Aunque se envíe en esa fecha, prográmalo para que se envía a primera hora del lunes.
Por último, en los equipos es importante eliminar las tareas, procesos o momentos que no aportan valor. Son llamados sumideros de tiempo:
- Malos procesos: Métodos de trabajo ineficientes, derrochadores u obsoletos.
- Relaciones ineficaces: Problemas de comunicación, falta de claridad o rivalidades
- Trabajos de poco valor: Tarea que apenas se usa, no tiene valor o está vinculado a una parte obsoleta del negocio.